2. Bestuur, toezicht en medezeggenschap
2.1 Normen voor goed bestuur – toepassing en naleving (gedrags)codes
Normen voor goed bestuur en gedragscodes vormen een belangrijk kader voor de RHOGO om verantwoord en transparant te opereren. Effectieve toepassing en naleving van deze normen en codes dragen bij aan onze ethische bedrijfscultuur, versterken het maatschappelijk vertrouwen en leiden tot betere prestaties op de lange termijn.
A. Commitment van de leiding
- De top van de organisatie toont zichtbaar commitment aan de naleving van normen voor goed bestuur en gedragscodes.
- Dit commitment wordt gecommuniceerd aan alle medewerkers en stakeholders.
- De leidinggevende functies worden ingevuld door personen die de normen en waarden van de organisatie uitdragen.
B. Bewustwording en training
- We informeren alle medewerkers over de normen voor goed bestuur en gedragscodes die binnen de organisatie gelden.
- We organiseren trainingen en workshops om medewerkers te helpen de normen en codes te begrijpen en toe te passen in hun dagelijkse werk.
- Regelmatige updates en herinneringen zorgen ervoor dat de normen en codes top of mind blijven.Regelmatige updates en herinneringen zorgen ervoor dat de normen en codes top of mind blijven.
C. Implementatie van procedures
- We ontwikkelen duidelijke procedures om de naleving van de normen voor goed bestuur en gedragscodes te borgen.
- Deze procedures omvatten onder andere:
- Processen voor het melden van misstanden.
- Beoordeling van belangenconflicten.
- Duidelijke richtlijnen voor het omgaan met stakeholders.
- We evalueren de procedures regelmatig en stellen we indien nodig bij.De procedures worden regelmatig geëvalueerd en indien nodig bijgesteld.
D. Continue verbetering
- De toepassing en naleving van normen voor goed bestuur en gedragscodes is een voortdurend proces.
- Regelmatige evaluaties en herzieningen zorgen ervoor dat de procedures en richtlijnen up-to-date blijven en effectief zijn.
- Betrekken van medewerkers en stakeholders in het evaluatieproces is cruciaal voor continue verbetering.
De RHOGO hanteert de Governancecode Zorg 2022. Deze is op 1 januari 2022 in werking getreden. De code bevat richtlijnen en principes voor goed bestuur en toezicht in de Nederlandse gezondheidszorgsector. De focus ligt op het bevorderen van transparantie, verantwoording en kwaliteit van bestuurlijke processen binnen zorginstellingen. Naast de Governancecode Zorg 2022 zijn er ook andere relevante normenkaders voor de zorgsector, zoals: De Wet zorg en veiligheid. Deze wet stelt eisen aan de kwaliteit en veiligheid van de zorg.
De focus ligt op het bevorderen van transparantie, verantwoording en kwaliteit van bestuurlijke processen binnen zorginstellingen.
2.2 Samenstelling en bezoldiging raad van bestuur/ directie
De RHOGO Holding BV staat onder leiding van een tweehoofdige directie; René Batenburg heeft de portefeuille medische zaken en Jacky Stuifmeel de portefeuille bedrijfsvoering. De portefeuilles zijn als volgt verdeeld:
Nevenfuncties:
René Batenburg heeft als nevenfunctie:
- Huisarts WGC Huizen
Jacky Stuifmeel heeft als nevenfuncties:
· Lid raad van commissarissen Meesterwerk Zwolle
· Toezichthoudend bestuurder Stuifmeel Beheer BV
In het verslagjaar waren geen maatregelen nodig om belangenverstrengeling te voorkomen.
Informatie over de bezoldigingen van de directie is opgenomen in de toelichting van de geconsolideerde jaarrekening RHOGO Holding BV 2024.
Naast deze bezoldigingen heeft de directie geen andere vergoedingen of geschenken ontvangen.
2.3 Samenstelling, bezoldiging en werkwijze raad van toezicht
RHOGO Reglement Raad van Commissarissen: zie download Regelement honorering Raad van Commissarissen: zie download
Informatie over de bezoldigingen van de raad van commissarissen is opgenomen in de toelichting van de geconsolideerde jaarrekening RHOGO Holding B.V. 2024.
Naast deze bezoldigingen heeft de raad van commissarissen geen andere vergoedingen of geschenken ontvangen.
De werkwijze van de raad van commissarissen staat uitgebreid beschreven in het verslag raad van commissarissen RHOGO Holding B.V. 2024.
De regionale huisartsenorganisatie RHOGO zet zich in voor het borgen van goede huisartsenzorg voor alle inwoners van het Gooi en Omstreken – nu en in de toekomst.
2.4 Toepassing Governancecode Zorg 2022
Hieronder wordt aangegeven hoe invulling wordt gegeven aan de zeven principes van de Governancecode Zorg 2022.
Samenwerkingsverbanden, belangenverstrengeling en professionele medezeggenschap.
Als bepaalde principes anders worden ingevuld dan in de code is voorgeschreven, wordt de keuze hiervoor gemotiveerd volgens het principe van 'comply or explain'.
2.4.1. Goede zorg
De regionale huisartsenorganisatie RHOGO zet zich in voor het borgen van goede huisartsenzorg voor alle inwoners van het Gooi en Omstreken – nu en in de toekomst. In hoofdstuk 1.3.1. ‘Doelstelling, kernactiviteiten en nadere typering’ lichten we onze kernactiviteiten toe. Om voor alle burgers in het Gooi en Omstreken - nu en in de toekomst - goede huisartsenzorg te borgen, ondersteunen en ontzorgen wij als partner onze huisartsen. Wij helpen hen om te blijven innoveren. Vanuit deze innovatiekracht zetten wij ons met elkaar in voor toekomstbestendige huisartsenzorg. Dat betekent; de juiste zorg, voor de juiste patiënt op de juiste plek.
2.4.2. Waarden en normen
1. Artefacten en symbolen - Binnen de organisatie heerst een open, informele en warme sfeer, met oog voor het individu en balans tussen werk en privé. Het personeelsbeleid richt zich op de draaglast en draagkracht van medewerkers. Intercollegiale contacten, zoals bij de lunch, borrels en viering van mijlpalen, worden gewaardeerd. Door de sterke groei is het belangrijk om hier aandacht voor te houden om deze cultuur te koesteren.
2. Waarden en normen - Er is bij de RHOGO een bescheiden, dienstbare en lerende cultuur (waarden). Werken aan het gezamenlijke doel - centraal stellen van de huisartsen (leden) en hun werkplezier, zodat zij de beste zorg kunnen leveren, staat in alles voorop en is leidend bij de werkzaamheden (normen). Hierin wil de organisatie zich continu blijven verbeteren. 3. Veronderstellingen - Medewerkers van de RHOGO kenmerken zich door hun verzorgende en loyale houding richting huisartsen en collega’s. Tegelijkertijd is er niet altijd voldoende aandacht voor de eigen behoeften of interne processen. Het aangeven van grenzen behoort van nature minder tot de standaard, wat kan bijdragen aan een hogere ervaren werkdruk.
Door deze cultuur heeft de interne samenwerking tussen de verschillende bv’s niet altijd prioriteit gehad. Inmiddels heeft de RHOGO organisatiebreed een duidelijke focus gelegd op het verbeteren en versterken van de interne samenwerking.
Kernwaarden RHOGO Deskundigheid, verbindend, servicegericht en innovatief zijn kernwaarden die belangrijk zijn voor onze organisatie. Deze kernwaarden dragen bij aan het succes van de RHOGO.
Deskundigheid: bijdragen aan het leveren van kwalitatief hoogwaardige toekomstbestendige eerstelijnszorg.
Verbindend: het opbouwen van sterke relaties met de huisartsen, zorgverzekeraars en onze stakeholders
Servicegericht: het creëren van een positieve ervaring door de huisartsen
Innovatief: het blijven groeien en de ambitie om te verbeteren
Onze waarden en normen vormen de basis voor de gedragsregels welke wij bij de RHOGO hanteren. In hoofdstuk 3.5 is te lezen hoe wij deze gedragsregels hebben geformuleerd en naleven.
Vertrouwenspersoon Wanneer een werknemer ongewenst gedrag binnen de organisatie ervaart of opmerkt, heeft deze recht op een vertrouwenspersoon. De RHOGO heeft een vertrouwenspersoon aangesteld voor haar werknemers. De vertrouwenspersoon vervult een ondersteunende en adviserende rol. Het belangrijkste aspect van de vertrouwenspersoon is het waarborgen van de anonimiteit van zowel de werknemer als de werkgever.
Peersupportteam De kans bestaat dat je als huisarts te maken krijgt met een medisch incident, in de dagpraktijk of op de HAP. Zo’n onverwachte gebeurtenis stelt de weerbaarheid op de proef. Daarom is een goede ondersteuning en een luisterend oor na zo’n incident essentieel voor een goede verwerking.
Vanuit de RHOGO zijn tien collega huisartsen getraind dit luisterend oor te bieden. Daarnaast hebben zij kennis van de invloed van acute en chronische stress op het professioneel functioneren, kennen zij de Gedragscode Openheid Medische Incidenten en zijn er tijdens de trainingen verschillende gesprekstechnieken geoefend. Zij kunnen betrokkenen ook voorbereiden op wat er wordt verwacht in de verschillende procedures.
De gezamenlijke missie is om professionele zorg en ondersteuning beschikbaar te houden voor degenen die deze echt nodig hebben
2.4.3 Invloed belanghebbenden
De stakeholders van de RHOGO zijn in de eerste plaats de leden (huisartsen). Zij bepalen waar de RHOGO voor staat en welke taken hieruit voortvloeien. Dit wordt gedaan via de Algemene Ledenvergadering (ALV) die vier keer per jaar bij elkaar komt. Van daaruit worden taken gedelegeerd aan het bestuur van de vereniging. Het bestuur wordt voor verschillende onderwerpen ondersteund door structurele en tijdelijke commissies en werkgroepen.
De belangrijkste stakeholders van de RHOGO zijn de leden: de huisartsen. Zij bepalen de koers en de taken van de RHOGO via de Algemene Ledenvergadering (ALV), die vier keer per jaar bijeenkomt. Vanuit de ALV worden taken gedelegeerd aan het bestuur van de vereniging. Het bestuur wordt op verschillende onderwerpen ondersteund door structurele en tijdelijke commissies en werkgroepen.
Om samen te werken aan een gezonde samenleving in de regio Gooi en Vechtstreek is het samenwerkingsverband Gezond Gooi opgericht. De gezamenlijke missie is om professionele zorg en ondersteuning beschikbaar te houden voor degenen die deze echt nodig hebben. Huisartsen werken hierin samen met onder meer fysiotherapeuten, diëtisten, apothekers, medisch specialisten, ouderenzorgorganisaties, GGZ-instellingen, zorgverzekeraars, gemeenten, informele zorg, welzijnsorganisaties en inwoners.
Het Medisch Coördinerend Centrum (MCC) vormt de bindende schakel tussen huisartsen van de RHOGO en medisch specialisten van Tergooi MC. Het MCC richt zich op het verbeteren van de samenwerking, met als doel vanuit het perspectief van de patiënt eenduidige en samenhangende zorg te organiseren. Zo wordt de kwaliteit en continuïteit in het zorgtraject tussen huisartsenzorg en medisch-specialistische zorg versterkt. Elkaar kennen vormt hierbij een essentiële basis; het MCC is dan ook een actief platform voor kennismaking en uitwisseling.
Daarnaast is Vlot in ’t Gooi, een netwerk van huisartsen, medisch specialisten en specialisten ouderenzorg (SO’s) opgericht. Dit netwerk stimuleert intensievere samenwerking en kennisdeling om kwalitatief hoogwaardige zorg te bieden met zo min mogelijk organisatorische knelpunten.
In onze regio kunnen huisartsen en medewerkers van Tergooi MC transmurale incidenten melden. Het uitgangspunt hierbij is het bevorderen van een open cultuur: incidenten worden niet ‘over’ maar ‘met’ elkaar besproken, met als doel om processen te verbeteren. Er zijn vier coördinatoren actief: twee vanuit Tergooi MC en twee vanuit de RHOGO (Robert van ’t Land en Mariska Rietman). De coördinatoren behandelen meldingen, voeren risico- en oorzakenanalyses uit en doen verbetervoorstellen die zij direct bespreken met de betrokken partijen.
2.4.4 Inrichting governance
De raad van bestuur en de raad van commissarissen zijn ieder vanuit hun eigen rol verantwoordelijk voor de governance van de zorgorganisatie.
2.4.5 Goed bestuur
Wijze van Besturing zie: ook 1.2.1 en het verslag raad van commissarissen RHOGO Holding BV 2024
Zie hoofdstuk ‘1.2 Structuur van het concern’ voor wie verantwoordelijk is voor de activiteiten. De holding is eigendom van de Huisartsen Coöperatie Groot Ommen (HCGO). Deze coöperatie kent een Algemene Ledenvergadering (ALV) en wordt vertegenwoordigd door het huisartsenbestuur.
Toezicht en strategie
Zie hoofdstuk ‘1.2.1. intern toezicht’ voor meer informatie over en de rol van de raad van commissarissen.
De RHOGO werkt met een meerjarig strategisch plan. Het vorige plan liep tot en met 2023, terwijl het nieuwe strategische plan de periode 2024-2026 beslaat. Dit plan is in 2023 opgesteld door de directie, in nauwe samenspraak met het managementteam en het bestuur, en vastgesteld door de RvC. Het korte termijnbeleid is afgeleid van dit meerjarenplan, met als centrale uitgangspunt het leveren van kwalitatieve zorg aan patiënten en de ondersteuning van huisartsen in de regio bij goede eerstelijnszorg.
Medewerkers en werkcultuur
De RHOGO kan haar taken alleen goed uitvoeren met bevlogen en betrokken medewerkers. Daarom is een professioneel human resource beleid essentieel
Ook wordt veel aandacht besteed aan interne communicatie, zodat medewerkers en professionals goed op de hoogte blijven van ontwikkelingen binnen de organisatie. Dit zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen wordt verwacht, ruimte krijgt om input te leveren en daadwerkelijk merkt dat deze inbreng wordt opgepakt.
Beheersen van de risico’s Net als elke organisatie kent de RHOGO diverse risico’s die invloed kunnen hebben op het behalen van haar doelstellingen. Deze risico’s kunnen betrekking hebben op de kwaliteit van zorg, de efficiëntie van de zorgverlening, de reputatie van de RHOGO en de financiële positie van de organisatie.
De RHOGO is een jonge organisatie die in korte tijd aanzienlijk is gegroeid, met een sterke uitbreiding van taken en projecten. Vooral de medisch-inhoudelijke processen zijn inmiddels goed ingebed in risicomanagementsystemen. De identificatie, analyse en beheersing van risico’s zijn bijvoorbeeld bij de Huisartsen Spoedpost zorgvuldig en systematisch ingericht.
Het interne controlesysteem, dat gericht is op de betrouwbaarheid van de informatievoorziening en de naleving van wet- en regelgeving, heeft in 2023 en 2024 een grote professionaliseringsslag doorgemaakt. Hierbij is niet alleen aandacht besteed aan wet- en regelgeving, maar ook aan de borging van interne regels en procedures, om zo te komen tot een effectief en efficiënt werkend intern controlesysteem.
Vastlegging besluitvorm Potentiële risico’s die de doelstellingen van de RHOGO kunnen beïnvloeden, worden periodiek besproken tussen het managementteam en de directie. Hierbij wordt gekeken naar zowel interne als externe factoren die risico’s kunnen veroorzaken. Tijdens deze evaluaties beoordelen we de waarschijnlijkheid en impact van de geïdentificeerde risico’s en treffen we passende beheersmaatregelen.
De directie bespreekt de uitkomsten van deze risicobeoordelingen met het HCGO-bestuur en de raad van commissarissen (RvC) op vaste momenten in het jaar. Indien nodig, bijvoorbeeld bij risico’s met grote impact, worden bestuur en RvC ook tussentijds geïnformeerd en om advies gevraagd. Alle overleggen tussen directie, bestuur en RvC leggen we schriftelijk vast.
De RHOGO is een jonge organisatie die in korte tijd aanzienlijk is gegroeid, met een sterke uitbreiding van taken en projecten.
2.4.6 Verantwoord toezicht
Het toezicht van de RvC behelst de volgende aspecten:
Strategie:
- De RvC beoordeelt de strategische visie en doelstellingen van de RHOGO en evalueert de voortgang en effectiviteit van de strategie.
- De RvC bespreekt de strategische risico's en kansen met de directie en adviseert over de te nemen stappen.
- De RvC bewaakt de naleving van de missie en visie van de RHOGO.
- De RvC evalueert strategische beslissingen op hun mate van maatschappelijke verantwoordelijkheid.De RvC evalueert strategische beslissingen op hun mate van maatschappelijke verantwoordelijkheid
Prestaties:
- De RvC monitort de prestaties van de RHOGO op basis van relevante KPI's, zoals kwaliteit van zorg, efficiency en financiële gezondheid.
- De RvC bespreekt de prestaties met de directie en evalueert de voortgang ten opzichte van de gestelde doelstellingen.
- De RvC adviseert de directie over prestatieverbetering en het optimaliseren van de bedrijfsvoering.De RvC adviseert de directie over prestatieverbetering en het optimaliseren van de bedrijfsvoering
Interne beheersings- en controlesystemen:
- De RvC beoordeelt de werking van het risicomanagementsysteem en evalueert de effectiviteit van de risicobeheersing en interne controle.
- De auditcommissie van de RvC bespreekt samen met de directeur Bedrijfsvoering de bevindingen uit de managementletter en adviseert over mogelijke verbetermaatregelen voor de interne beheersing.
- De RvC bewaakt de naleving van wet- en regelgeving en de interne regels en procedures
Meerwaarde: De RvC draagt op diverse manieren bij aan de waarde van de RHOGO:
- Onafhankelijk toezicht: De RvC biedt een onafhankelijke blik op de strategie, prestaties en het risicomanagement van de RHOGO
- Advisering: De RvC adviseert de directie over diverse aspecten van de RHOGO, zoals strategie, prestaties, risicobeheersing en interne controle
- Kwaliteitsborging: De RvC draagt vanuit de kwaliteitscommissie bij aan de borging van de kwaliteit van zorg, de efficiency van de bedrijfsvoering en de continuïteit van de RHOGO
- Vertrouwen: De RvC draagt bij aan het versterken van het vertrouwen van stakeholders in de RHOGO
De talenten motivatie analyse (TMA) methode is een evaluatiemethode die wordt gebruikt om kandidaten te identificeren en ontwikkelen op basis van competenties, vaardigheden en natuurlijke talenten.
2.4.7 Continue ontwikkeling
Sinds 2023 kent de RvC een remuneratiecommissie. Dit is een onafhankelijke commissie binnen de RHOGO die verantwoordelijk is voor het adviseren van de RvC over de beloning van de directie. De taken van de remuneratiecommissie omvatten:
A. Ontwikkelen en voorstellen van het beloningsbeleid:
- De commissie ontwikkelt en evalueert het beloningsbeleid voor de bestuurders, inclusief de structuur van de beloning en de criteria die worden gehanteerd voor de toekenning van beloningen.
- Het beloningsbeleid dient in overeenstemming te zijn met de missie, visie, strategie en waarden van de organisatie, alsook met de relevante wet- en regelgeving. Voor de RHOGO is dit de wet normering topinkomens.
- De commissie neemt hierbij de belangen van de stakeholders, zoals aandeelhouders, medewerkers en cliënten, in acht.
B. Beoordelen van de prestaties van de bestuurders:
- De commissie beoordeelt de prestaties van de directie op basis van vooraf vastgestelde criteria, die gekoppeld zijn aan de strategische doelstellingen van de organisatie.
- De beoordeling kan plaatsvinden op basis van individuele en/of collectieve prestaties.
- De commissie bespreekt de prestaties met de bestuurders en geeft hun feedback.
C. Voorstellen van de beloning van de bestuurders:
- De commissie adviseert de RvC over de hoogte van de beloning van de individuele bestuurders, op basis van hun prestaties en de algemene beloningsstructuur.
- De commissie neemt hierbij de marktconforme beloning voor vergelijkbare functies in andere organisaties in acht en de WNT.
- De commissie motiveert haar voorstel aan de RvC.
D. Toezicht op de naleving van het beloningsbeleid:
- De commissie bewaakt de naleving van het beloningsbeleid en rapporteert hierover aan de RvC.
- De commissie kan de RvC adviseren om sancties te nemen als het beloningsbeleid niet wordt nageleefd.
E. Samenstelling van de remuneratiecommissie:
- De remuneratiecommissie bestaat uit de voorzitter van de RvC en de voorzitter van het huisartsenbestuur.
- De leden van de commissie dienen te beschikken over kennis en expertise op het gebied van beloning, corporate governance en de sector waarin de organisatie opereert.
- De commissie wordt geleid door de voorzitter van de RvC.
F. Werkwijze van de remuneratiecommissie:
- De remuneratiecommissie vergadert periodiek en bespreekt de relevante agendapunten, zoals het beloningsbeleid, de prestaties van de bestuurders en de hoogte van hun beloning.
- De commissie kan externe adviseurs inschakelen om haar te ondersteunen bij haar werkzaamheden. In 2023 is een extern bureau ingehuurd die de selectieprocedure heeft begeleid voor het aantrekken van een directielid bedrijfsvoering. Daarnaast heeft een extern bureau bij beide directieleden een zogenaamde TMA-analyse assessment afgelegd en de commissie geadviseerd over mogelijke ontwikkeltrajecten.
- De commissie rapporteert haar bevindingen en adviezen aan de RvC.
G. Belang van de remuneratiecommissie:
- De remuneratiecommissie draagt bij aan een transparante en verantwoorde beloning van de bestuurders.
- De commissie zorgt ervoor dat de beloning in overeenstemming is met de prestaties van de bestuurders en de belangen van de stakeholders.
- De commissie draagt bij aan goed bestuur en corporate governance.
In 2024 heeft de directie samen met het MT een professionaliseringstraject doorlopen om taken en rollen nader uit te werken en helder te krijgen wie wat nodig heeft om de diverse rollen en taken goed te kunnen vervullen.
Scholing- en ontwikkelingsprogramma Raad van Commissarissen:
De RvC is lid van de Nederlandse Vereniging van Toezichthouders in de Zorg (NVTZ). Vanuit die vereniging krijgen wij jaarlijks scholingen aangeboden die mogelijk maken dat wij onszelf in onze toezichthoudersrol verder ontwikkelen.
Zie download.