4. Bedrijfsvoering
4.1 Interne beheersing van processen en procedures
4.1.1 Risicobeheer Wij hebben in 2024 een gestructureerd risicomanagementproces geïmplementeerd om de risico's die onze organisatie kunnen treffen te identificeren, te beoordelen en te beheersen.
4.1.2. Controleomgeving Onze controleomgeving vormt de basis voor onze interne beheersing. Deze omvat onder andere onze waarden, ethiek, integriteit, managementstijl en de wijze waarop wij risico's binnen de organisatie borgen. Wij werken continu aan het versterken van onze controleomgeving door middel van trainingen, bewustwordingscampagnes en het bevorderen van een open communicatiecultuur.
4.1.3. Risicobeoordeling Wij willen regelmatig risicobeoordelingen uit gaan voeren om de belangrijkste risico's voor onze organisatie te identificeren. Deze risicobeoordelingen worden uitgevoerd op verschillende niveaus binnen de organisatie, van strategisch niveau tot operationeel niveau.
4.1.4. Risicobeperkende maatregelen Voor elk geïdentificeerd risico implementeren wij passende risicobeperkende maatregelen. Deze maatregelen kunnen bestaan uit preventieve maatregelen, detectiemaatregelen en herstelmaatregelen.
4.1.5. Controle-activiteiten Wij voeren regelmatig controle-activiteiten uit om te controleren of de risicobeperkende maatregelen effectief werken. Deze controle-activiteiten kunnen bestaan uit handmatige controles, geautomatiseerde controles en IT-controles.
4.1.6. Informatie- en communicatiestromen Wij beschikken over adequate informatie- en communicatiestromen om relevante informatie over risico's en interne beheersing te verzamelen, te delen en te rapporteren.
4.1.7. Monitoring Wij monitoren continu de effectiviteit van onze interne beheersing. Dit willen wij gaan doen door middel van interne audits, externe audits en managementrapportages.
4.1.8. Verbetering Wij streven ernaar om onze interne beheersing continu te verbeteren. Dit doen wij door middel van lessons learned, best practices en nieuwe ontwikkelingen binnen het vakgebied van interne beheersing.
Tot slot Interne beheersing is een belangrijk aandachtsgebied voor ons bestuur. Wij zijn ervan overtuigd dat een robuuste interne beheersing van essentieel belang is voor het succes van onze organisatie op de lange termijn.
Een goede onboarding is essentieel om nieuwe medewerkers zich welkom en thuis te laten voelen.
4.2 Cultuur en gedrag
4.2.1. Cultuur en gedrag De kernwaarden van de RHOGO zijn: deskundigheid, verbindend, servicegericht en innovatief. Deze waarden vormen de basis voor onze cultuur en het gedrag dat wij van onze medewerkers verwachten. Wij streven naar een werkomgeving waarin iedereen zich gerespecteerd, gewaardeerd en gemotiveerd voelt om het beste uit zichzelf te halen (zie ook hoofdstuk 3.3.1 Algemene strategie, beloften en doelen)
4.2.2. Interne communicatie Effectieve interne communicatie is cruciaal voor het creëren van een transparante en betrokken werkomgeving. Wij zullen ons intranetproject verder ontwikkelen en in samenwerking met MarCom en HR een sterk intern communicatieplan opzetten. Dit plan omvat onder andere:
- Regelmatige nieuwsbrieven en updates
- Een interne blog en discussieforum
- Heidagen en andere bijeenkomsten
- Transparante communicatie over strategische beslissingen
4.2.3. Medewerkerstevredenheidsonderzoek Zie hoofdstuk ‘3.3.1 Algemene strategie, beloften en doelen’ voor meer informatie over het medewerkerstevredenheidsonderzoek.
4.2.4. Personeelsprocessen Wij streven ernaar om onze personele processen zo efficiënt en transparant mogelijk te maken. Wij zullen onze procedures herzien en waar nodig stroomlijnen. Wij besteden ook aandacht aan de werving en selectie van nieuwe medewerkers, om te verzekeren dat wij kandidaten aantrekken die passen bij onze cultuur en waarden.
4.2.5. Onboarding Een goede onboarding is essentieel om nieuwe medewerkers zich welkom en thuis te laten voelen. Wij zullen ons onboarding programma verder professionaliseren door onder andere:
- Het aanbieden van een buddy-programma
- Het organiseren van introductiebijeenkomsten
- Het verstrekken van duidelijke informatie over de organisatie en de functie
4.2.6. PVT implementeren Zie hoofdstuk ‘3.3.1 Algemene strategie, beloften en doelen’ voor meer informatie over de Personeelsvertegenwoordiging.
4.2.7. Opleidingsplan Wij investeren in de ontwikkeling van onze medewerkers door een uitgebreid opleidingsplan aan te bieden. Dit plan omvat trainingen op het gebied van vakinhoudelijke vaardigheden, maar ook op het gebied van soft skills zoals leiderschap, communicatie en timemanagement.
4.2.8. Teamborrels Om de teamspirit te bevorderen, organiseren wij regelmatig teamborrels. Dit zijn informele bijeenkomsten waar medewerkers met elkaar kunnen ontspannen en kennismaken.
4.2.9. Teambuilding Wij organiseren regelmatig teambuildingsactiviteiten om de samenwerking en het onderlinge vertrouwen te bevorderen. Deze activiteiten kunnen uiteenlopen van creatieve workshops tot sportieve uitdagingen.
Transparantie betekent meer dan alleen zeggen dat het goed gaat. Het gaat erom dat we dit ook daadwerkelijk laten zien (aan elkaar) en bereid zijn om met en van elkaar te leren.
4.3 Kwaliteitsbeheersing
Binnen het kwaliteitsdenken van de RHOGO ligt de nadruk op het (samen) lerend vermogen en de intrinsieke motivatie van professionals. Dit betekent een verschuiving van verantwoording afleggen naar verantwoordelijkheid nemen voor gezamenlijk leren en ontwikkelen. Het draait niet meer om transparantie over een beperkt aantal uitkomsten van de zorg, maar om transparantie over het leerproces zelf, dat de kern vormt van het nieuwe kwaliteitsbeleid. Deze verschuiving is duidelijk zichtbaar binnen de chronische zorg en ketenzorg. Waar eerder de focus lag op de zorgresultaten, verschuift de aandacht nu naar de processen en, belangrijker nog, de transparantie van het leerproces dat hierbij hoort.
NB: Transparantie betekent meer dan alleen zeggen dat het goed gaat. Het gaat erom dat we dit ook daadwerkelijk laten zien (aan elkaar) en bereid zijn om met en van elkaar te leren.
Kwaliteit van zorg is een begrip dat ons als huisartsen, en binnen de RHOGO, goed bekend is. De implementatie en vastlegging hiervan in een RHOGO-breed kwaliteitsdocument is in 2024 gerealiseerd. In 2023 is de Kwaliteit Commissie van de RvC opgestart, waarin een bestuurslid van de HCGO zit. De directie, in dit geval de Medisch Directeur, rapporteert hier en doet verslag.
Kwaliteit hoort bij de zorg. Sinds de overname van de Spoedpost zijn wij 24/7 beschikbaar voor huisartsenzorg, wat volledig aansluit bij de RHOGO-waarden. Kwaliteit was altijd al een belangrijk onderdeel van onze ketenzorg voor chronische ziekten, bijvoorbeeld bij CCS (onze Services afdeling).
Wij respecteren de privacyregels en streven naar naleving van normen die passen bij goed werkgeverschap en veilig personeelsbeleid
4.4 Werkwijze RHOGO breed
De RHOGO werkt met een jaarplanning en een bijbehorende PDCA-cyclus. In 2023 hebben wij deze werkwijze voor het eerst structureel ingericht, zodat we overzicht houden en in control zijn. Hiermee borgen we dat alle afgesproken acties en verplichtingen tijdig en zorgvuldig worden afgehandeld. De jaarplanning wordt regelmatig besproken, geëvalueerd en bijgestuurd binnen de RvC, het bestuur, de directie en het managementteam (MT) van de RHOGO. In deze overleggen komen de inhoudelijke thema’s uit de planning systematisch aan bod.
De RHOGO houdt zich vanzelfsprekend aan alle wet- en regelgeving. Wij respecteren de privacyregels en streven naar naleving van normen die passen bij goed werkgeverschap en veilig personeelsbeleid. Er is een vertrouwenspersoon aangesteld ter ondersteuning van een veilige werkomgeving.
Passend en toekomstbestendig professioneel zorgaanbod bij de zorgvraag organiseren
4.5 Informatievoorziening in- en extern
De afdeling Marketing & Communicatie (MarCom) is als stafafdeling ondersteunend aan het bedrijfsbureau van de RHOGO. Vanuit de missie en visie van de RHOGO faciliteert de MarCom-afdeling zowel huisartsen en andere externe stakeholders als de interne organisatie op het gebied van marketing en communicatie.
De MarCom-afdeling geeft invulling aan de geformuleerde strategische doelen op de volgende wijze:
De strategische doelen van de RHOGO zijn op het gebied van marketing en communicatie te bundelen onder het overkoepelende thema: toekomstbestendige zorgverlening. Vanuit het Integraal Zorgakkoord (IZA) is het van belang dat huisartsen, overige zorgprofessionals en burgers de komende jaren actief over dit onderwerp worden geïnformeerd.
De MarCom-afdeling committeert zich aan deze opdracht door in alle communicatie de nadruk te leggen op bewustwording en gedragsverandering rondom toekomstbestendige zorg. We richten ons enerzijds op informeren: uitleggen wat toekomstbestendige zorgverlening inhoudt. Anderzijds activeren we onze doelgroepen door duidelijk te maken wat deze ontwikkeling betekent voor hun huidige bedrijfsvoering en hun toekomst.
KPI’s MarCom
- De MarCom-afdeling wordt bij alle communicatievraagstukken (voortkomend uit de werkzaamheden die in het kader van de strategische doelen worden uitgevoerd) actief en tijdig aangehaakt, zodat de kwaliteit op gebied van marketing en communicatie geborgd is (externe communicatie).
- De MarCom-afdeling draagt, in afstemming met de afdeling HR, bij aan een professionele en transparante werkomgeving, waarbij de interne informatievoorziening en het faciliteren van verbinding tussen medewerkers een belangrijke rol spelen (interne communicatie).
- De MarCom-afdeling speelt een verbindende rol en heeft vanuit haar missie en visie de uitdaging om de RHOGO als partner van haar leden en externe stakeholders te positioneren (corporate communicatie).
4.6 Automatisering
1 Keteninformatiesysteem Voor alle aangesloten huisartsen is de keuze gemaakt om met één Keten Informatiesysteem te gaan werken (Viplive) en het systeem van Caresharing in 2024 uit te faseren. Dit geeft zowel bij de individuele praktijken als de RHOGO een administratieve verlichting.
HIS De RHOGO heeft samen met haar leden regionaal gekozen voor het HIS van Medicom. De afgelopen vier jaar hebben we hard gewerkt aan de regionale implementatie van Medicom. Inmiddels heeft ongeveer 50% van de praktijken de overstap gemaakt.
In 2025 gaan wij in gesprek met huisartsen die een ander HIS gebruiken, om samen te onderzoeken hoe we de verbinding tussen verschillende ICT-systemen in de regio kunnen versterken.
NIS2-richtlijn Organisaties zoals de RHOGO, die actief zijn in de gezondheidszorg, vallen onder de NIS2-richtlijn en moeten aan specifieke eisen voldoen. NIS2-wetgeving is in Europa 17 oktober 2024 ingegaan. In Nederland verwachten we als ingangsdatum 1 juli 2025 of in Q3 2025. De NIS2-richtlijn stelt strengere beveiligingsnormen en meldingsvereisten voor incidenten. De richtlijn bevat een zorgplicht die organisaties verplicht zelf een risicobeoordeling uit te voeren. Op basis van deze risicobeoordeling zal RHOGO passende maatregelen nemen om de continuïteit van haar diensten zoveel mogelijk te waarborgen en de gebruikte informatie te beschermen. De RHOGO krijgt ook verplicht toezicht.
Belangrijkste verplichtingen onder de NIS2-richtlijn die de RHOGO in 2024 heeft ingevoerd en deels verder doorvoert in 2025 zijn:
- Risicobeheermaatregelen: implementeren van passende en evenredige technische en organisatorische maatregelen om risico's voor netwerk- en informatiesystemen te beheersen. Regelmatige risicobeoordelingen uitvoeren en beveiligingsbeleid ontwikkelen.
- Incidentmeldingsplicht: significante cyberbeveiligingsincidenten binnen 24 uur melden aan de relevante autoriteiten. Een gedetailleerd rapport indienen binnen 72 uur na de eerste melding.
- Leveranciersbeheer: zorgen voor de beveiliging van de toeleveringsketen door leveranciers te evalueren op hun cyberbeveiligingspraktijken. Contractuele afspraken maken over beveiligingsnormen met leveranciers.
- Governance en aansprakelijkheid: het hoger management is verantwoordelijk voor naleving van de NIS2-verplichtingen. Zij moeten op de hoogte zijn van cyberbeveiligingsrisico's en passende maatregelen goedkeuren.